Beste 7 tips om meer te doen in minder tijd

door

Ondernemen kost tijd, energie en focus. Als het goed is krijgen we daar ook veel voor terug in voldoening en welvaart. De realiteit is dat bij veel ondernemers de balans mist. Ze zijn altijd druk, moe en overal tegelijk mee bezig en voelen niet de voldoening (meer).

Gelukkig is er veel aan te doen. Daar gaan de onderstaande tips over. Je zult er vast al wel een paar kennen en misschien allemaal, maar pas je ze ook toe? Kijk eens welke van de onderstaande tips je het meeste zou kunnen helpen.

Productiviteit

Eigenlijk gaat dit artikel dus over productiviteit. Voor sommige mensen een bijna vies woord, vooral omdat het in bedrijven nog wel eens misbruikt is. Uiteindelijk betekent productiviteit niet meer of minder dan hoeveel je doet in hoeveel tijd. Laat dat nou het onderwerp van deze blog zijn.

Zelf ben ik graag zo productief mogelijk. Het geeft me namelijk de mogelijkheid om zoveel mogelijk impact te maken met mijn bedrijf en daarnaast zoveel mogelijk te genieten van al die andere leuke dingen in het leven. Ik ben tenslotte niet voor mezelf begonnen om slaaf van mijn eigen bedrijf te zijn.

Meer doen in minder tijd - afleiding

1. Voorkom afleiding

Meer doen in minder tijd - afleiding

Deze tip heb je vast al eens in een of andere vorm gehoord. Toch staat hij in mijn lijst bovenaan. Vrijwel iedereen kent deze tip eigenlijk al, maar vrijwel niemand past hem werkelijk toe. Waarom is deze tip dan zo belangrijk? Omdat je brein bij elke afleiding moet omschakelen en dat omschakelen kost 5 tot 15 minuten. In die 5 tot 15 minuten daalt onze productiviteit flink, vaak zonder dat we het merken.

De grootste afleider is tegenwoordig de mobiele telefoon met alle meldingen van e-mail, WhatsApp, Facebook, LinkedIn, Telegram, etc. Het is zelfs aangetoond dat elke melding van een bericht ons een stresspiek geeft en dus energie kost. Meldingen uitzetten op je telefoon, maar ook op je computer, gaat je veel energie en tijd schelen.

Met dat we tegenwoordig steeds meer zijn gaan thuiswerken, is ook het gezin een steeds grotere afleider. Eentje waarnaar we ons vaak ook schuldig voelen, als we ons niet laten afleiden. Toch is het beter voor jezelf en je gezin om afspraken te maken over wanneer je niet gestoord kan worden.

2. Groepeer

In de vorige tip had ik het al over het omschakelen wat ons brein moet doen als we afgeleid worden. Datzelfde geldt als we van de ene taak naar de andere gaan. Neurologisch gezien is dat wanneer we een ander deel van ons brein gaan gebruiken.

Om deze overschakelmomenten zoveel mogelijk te beperken, kun je taken groeperen. Bijvoorbeeld het beantwoorden van e-mails of appjes. Maar denk ook aan administratie, social media, content maken of content delen. Dit tussendoor door de dag heen proberen te doen, kost veel meer tijd dan wanneer je het groepeert en taken die bij elkaar passen achter elkaar doet. Je kunt het dan ook makkelijker combineren met de volgende tip.

3. Plan

Plannen zorgt ook dat je meer kunt doen in minder tijd. Als je weet wanneer je wat gaat doen, hoef je daar minder over na te denken. Sterker nog, als je regelmatig dezelfde of vergelijkbare dingen op dezelfde tijd op een dag doet, dan gaat je brein zich al ongemerkt voorbereiden, nog voor je begonnen bent.

Plannen zorgt er meestal ook voor dat we onze tijd productiever gaan besteden. Tijdens plannen kijk je namelijk per definitie vooruit, waardoor je wat je inplant ook makkelijker afstemt met waar jij met je bedrijf naartoe wil.

Dat plannen hoeft echt niet op de minuut. Ik hou zelf van freewheelen en toch plan ik op welke dag of welk dagdeel ik bepaalde dingen doe. Dan hoeft ik niet stipt op een bepaalde tijd te beginnen, maar doe ik wel alles wat ik me voorgenomen had.

Meer doen in minder tijd - plan

4. Neem pauze

Nu we de eerste drie tips gehad hebben, komen we aan tips die mogelijk wat tegenstrijdig overkomen. De eerste is voldoende pauze nemen, zowel korte als lange pauzes. Een goed moment voor een korte pauze is tussen twee werkzaamheden of twee afspraken door. Dan moet ons brein toch al overschakelen, wat het dan rustig kan doen. Gebruik dit moment bijvoorbeeld om koffie of thee te pakken.

De langere pauzes zijn bijvoorbeeld de lunch. Hoe belangrijk dat is blijkt uit cijfers over productiviteit. Eet je aan je bureau en neem je geen pauze, dan levert dat de laagste productiviteit op. Neem je een uur pauze is dat juist de hoogste. Zeker als je het combineert met de volgende tip.

5. Beweeg

Wat beweging betekent voor je productiviteit wordt nog wel eens onderschat. Ik heb het dan over twee vormen van bewegen. De eerste manier is het rustig een half uurtje wandelen per dag. Doe je dit bij je lunchpauze, dan verhoogt dat je productiviteit in de middag meetbaar. Maar ook als je merkt dat je in de loop van de middag wat inzakt, kan een blokje om gaan je weer een boost geven.

De andere manier van bewegen die je brein helpt en waardoor je dus productiever wordt, is intensief bewegen. Sporten dus. Het maakt daarbij niet uit wat je doet, zolang je maar een aantal keer per week je hartslag flink omhoog brengt en gaat zweten. Dit blijkt de productiviteit van je brein te verhogen, ook op de dagen dat je niet sport.

6. Slaap voldoende

Slaap is zo ontzettend belangrijk en toch slapen we vaak te weinig. Bij veel van de tips heb ik het vooral over het brein, omdat dat veel van onze productiviteit bepaalt. Slaap is ook voor ons lichamelijk functioneren uitermate belangrijk. Ook tips 4 en 5 zijn voor ons lichaam belangrijk, maar die hebben een minder grote directe impact.

Wanneer je te weinig slaapt, kan je lichaam niet voldoende herstellen. Het gevolg? Tragere beweging en slechtere coördinatie. Je wordt dus langzamer en maakt meer fouten. Het geeft ook een grotere kans op blessures, wat zeker bij zwaar lichamelijk werk meetelt.

Ook ons brein heeft die slaap nodig. Wie te weinig slaapt, verwerkt informatie niet goed. Voor het brein zijn dromen cruciaal voor het verwerken van de informatie van de voorgaande dag of periode. Daarom dat we vaak ook meer slaapbehoefte hebben na een geestelijk inspannende periode met veel informatie, indrukken en/of emoties. Hoe meer achterstand er is, hoe minder capaciteit er overblijft voor het verwerken van nieuwe informatie. Simpel gezegd, je IQ daalt. Je kunt je vast wel voorstellen wat dat doet met je geestelijke productiviteit.

7. Werk minder

Deze laatste tip klinkt voor de meeste mensen het meest tegenstrijdig en kost vaak de grootste moeite om toe te passen. Toch is het een belangrijke en misschien wel belangrijker dan je zou verwachten. Zowel mijn eigen ervaring als onderzoek laten dit zien.

Werknemers in bedrijven waar een cultuur van overwerken was en ze gemiddeld meer dan 40 uur per week werkten, hadden een lagere productiviteit dan werknemers in bedrijven met een werkweek van 32 uur, waar niet overgewerkt werd. De eerste groep produceerde in een week dus minder dan de tweede groep. Ander onderzoek gaf aan dat dertig uur werken per week optimaal was voor de productiviteit.

Zelf ben ik ook van 50 à 60 uur per week werken naar 30 uur per week gegaan. Mijn bedrijf groeit sneller en met meer gemak. Eigenlijk precies wat die onderzoeken laten zien.

Met 60 uur per week maak je meer fouten, werk je trager en schaad je je gezondheid. Denk je nu: maar ik doe wat ik leuk vind, dus het is geen werk. Fijn als het zo voelt, maar als het om productiviteit gaat is het helaas toch echt werk.

De gouden tip

Voor mij was de laatste de gouden tip. Daarmee kwam ik meer toe aan rust (tip 4), beweging (tip 5) en slaap (tip 6). De eerste 3 tips hielpen om dat voor elkaar te krijgen. Natuurlijk ging dat in het begin met vallen en opstaan. Het heeft allemaal met gewoontes te maken en dat veranderen we niet van de ene op de andere dag.

Dat is dan de bonustip: kies er 1 en begin daarmee. Alles tegelijk proberen te doen, lukt maar heel zelden. Beter 1 tip toepassen en een half uur per dag daarmee winnen, dan alle tips proberen en dat niets lukt.

Stel een doel

Wil je het jezelf makkelijker maken om deze tips toe te passen? Stel jezelf dan een doel. Niet een doel van hoe productief je zou willen zijn, maar wat je zou doen met je vrije tijd als je 10, 20 of misschien zelfs 30 uur per week minder zou werken?

Een doel wordt tastbaarder als je het deelt. Een van mijn doelen is het weer kunnen lopen van halve marathons. Deel je jouw doel ook hieronder in het reactieveld?

Plaats een reactie

checklistHoe goed is jouw communicatie?

Download gratis de checklist

checklistHoe goed is jouw communicatie?

Download gratis de checklist!