De juiste toon. De 6 belangrijkste punten om op te letten in je communicatie.

Communicatie is een van de belangrijkste competenties als ondernemer. Je communiceert tenslotte continu. Je schrijft op je website, blog, Facebook of LinkedIn, advertenties, flyers. Je praat tijdens het netwerken, het klantgesprek, de presentatie of in je video.

Hoe je communiceert bepaalt óf en welke klanten je krijgt, dat mag duidelijk zijn. Toch gaat hier veel mis. Daarom wil ik je hier de 5 belangrijkste punten geven waar je op zou moeten letten in je communicatie. Punten waar ik zelf ook nog steeds op let. Want geloof me, ik heb een aantal ook door schade en schande moeten leren.

Schrijven en spreken

In dit artikel richt ik me op woorden, zowel geschreven als gesproken. Communicatie bestaat uit veel meer dan dat. Je hebt vast wel eens gehoord van non-verbale communicatie, zoals intonatie of lichaamstaal. Ook de beelden, kleuren en zelfs lettertypes die je gebruikt zijn vormen van communicatie. Daarover een andere keer meer.

Bij de onderstaande tips zit er soms verschil tussen geschreven of gesproken woord. Dit geef ik dan aan.

De tips zijn alleen nuttig als je er ook werkelijk wat mee doet. Leg ze eens naast je website, flyer of social media bericht. Durf te kijken wat je nog kunt verbeteren. Soms zijn er maar kleine veranderingen nodig voor grote winst.

1. Je, u of beide?

Jij, u of beide?

Misschien ken je wel van die websites, waar je het ene moment met je aangesproken wordt en het volgende met u. Of dat je een e-mail krijgt waarin je met u aangesproken wordt en als je doorklikt naar de website het ineens je is. De tip hier is: Kies één van beide en gebruik dat overal.

Welke je moet kiezen? Ik adviseer altijd dat te kiezen wat bij je klant past. Weet je het niet zeker? Kies dan wat bij jou past. Uit onderzoek blijkt namelijk dat het in de meeste gevallen niet zoveel uitmaakt welke van de twee je kiest, zolang je maar kiest. Door elkaar gebruiken kost je namelijk wel klanten, zo blijkt.

2. Zet je toon

Hier komen spreken en schrijven bij elkaar. Wat is jouw manier van praten en schrijven? Is het kort, vol met soundbites? Of juist uitvoerig met lange zinnen? Snel en staccato, of rustig en melodieus? Schrijf je formeel of in spreektaal?

Er is hierbij niet één juiste manier. Wat belangrijker is, is dat het herkenbaar is. Praat je met lange zinnen? Schrijf dan niet in soundbites. En omgekeerd. Mensen vertrouwen je eerder, wanneer je herkenbaar en voorspelbaar bent. Het is dat vertrouwen dat ze nodig hebben, voordat ze klant bij je kunnen worden.

Ga voor een toon die dicht bij jezelf ligt. Zo hoef je er niet constant bewust mee bezig te zijn hoe je schrijft of praat. Dat scheelt energie en je komt authentieker over.

3. Let op je termen

Hier spelen twee aspecten mee. Het eerste is duidelijkheid en consistentie in termen. Ik ben wel eens op een website gekomen waar verschillende termen voor hetzelfde gebruikt werden. Of ging het toch om verschillende dingen? Het werd niet duidelijk. Resultaat? Ik heb die site snel weggeklikt.

Natuurlijk kun je synoniemen gebruiken. Dat kan zelfs helpen om de tekst leesbaarder te maken. Wel is het dan verstandig om erop te letten dat uit de context blijkt dat het om hetzelfde gaat. Of juist om iets anders natuurlijk.

Vaktermen

Het tweede aspect is vaktermen en -afkortingen. Ik zie dit veel terug. Eerlijk gezegd heb ik me hier in het verleden ook regelmatig schuldig aan gemaakt. En moet ik soms nog opletten. Je kunt er het beste vanuit gaan dat je lezer of toehoorder je vaktermen niet kent. Laat staan die afkortingen.

Gebruik dus zoveel mogelijk algemene Nederlandse termen. Termen die je moeder, opa of buurman ook begrijpen. Kun je moeilijk om het gebruik van een vakterm heen? Zorg dan dat je het uitlegt.

4. Taalgebruik van je klant

taalgebruik

In de bovenstaande tips heb ik het al een paar keer over je klant, lezer of toehoorder gehad. Bij deze tip wil ik dit wat algemener maken. Omdat het zo belangrijk is.

Sluit aan op het taalgebruik van je (toekomstige) klant. Mensen zijn op zoek naar herkenning. Ze willen zichzelf herkennen. In wat je schrijft én hoe je schrijft. Welke toon en welke woorden je gebruikt.

Luisteren

Maar hoe weet je welke toon en woorden je moet gebruiken? Dat is eigenlijk heel simpel. Luister! Luister naar welke toon je klant gebruikt. Luister naar hoe hij of zij spreekt. Luister naar welke woorden hij of zij gebruikt, zeker bij het beschrijven van de pijn of het probleem, waarmee hij of zij naar je toegekomen is.

luisteren

5. Wees consistent

Dit blijft heel belangrijk. Tegelijk vaak heel lastig. Je klanten hebben behoefte aan voorspelbaarheid en herkenbaarheid. Eigenlijk zoeken ze vertrouwen. Daarvoor proberen ze een plaatje te maken in hun hoofd van wie je bent. Is dat plaatje iemand die ze kunnen vertrouwen, dan zijn ze een flinke stap dichterbij om klant te worden.

Wanneer ze geen plaatje kunnen maken, kunnen ze ook geen vertrouwen geven. Help hen dus door ze een consistente toon te laten ervaren. Niet alleen binnen een kanaal, zoals je website, maar juist ook tussen de verschillende kanalen. Zodat dat plaatje versterkt wordt, ongeacht waar ze je tegenkomen: tijdens een gesprek, op je website, social media of in een e-mail.

6. Correct taalgebruik

Het is belangrijk dat je taalgebruik correct is. Ik bedoel hier niet formeel of correct zoals je op school geleerd hebt, maar vrij van fouten. Vrij van spelfouten, grammaticale fouten en verkeerd gebruik van leestekens.

Fouten in je tekst laten mensen afhaken. Zeker als daardoor onduidelijk wordt wat er staat. Het Nederlands heeft een redelijk vrije grammatica, waardoor je nog veel mogelijkheden hebt qua stijl.

Pssst...

geheimpje

Zal ik je eens een geheimpje verklappen? Ik maak hier ook fouten in, ondanks al mijn ervaring in copywriting. Mijn oplossing? Ik laat mijn teksten nakijken.

Kijk in de spiegel

Alle tips gaan uiteindelijk over je stijl van communiceren. Hoe bepaal je dat dan? Het is hierbij zeker belangrijk om naar je klanten te kijken en luisteren. Maar ja, als je nog geen klanten hebt? Of je wil andere, idealere, klanten?

Kijk dan eens in de spreekwoordelijke spiegel. Meestal krijgen we de meeste energie van klanten die op ons lijken qua communicatie. Dan hoef je niet in je hoofd steeds te vertalen. Dus hoe communiceer je zelf het liefst? Hoe communiceer je met vrienden en vriendinnen?

Vreemde ogen

Het kan best lastig zijn om dit allemaal zelf uit te zoeken. Zelf word je al snel blind voor de stijl. Daarom kan het heel waardevol zijn om eens vreemde ogen mee te laten kijken. Vreemde ogen zien bijna altijd meer.

Ik raad het af om vrienden of familie te vragen om hulp. Ze zijn vaak te betrokken en ook blind voor je stijl. Het beste is om iemand te zoeken die verstand heeft van communicatie en ondernemers en die thuis is in copywriting en in spreken.

Mocht je daarin mijn hulp kunnen gebruiken, neem dan gerustvrijblijvend contact op, zodat we kunnen kijken wat ik voor je kan betekenen. Mail me op eli@foreffect.nl of bel me op 06-44 20 86 15

2 gedachten over “De juiste toon. De 6 belangrijkste punten om op te letten in je communicatie.”

  1. Grappig dat je het hebt over ‘soundbites’ en vervolgens schrijft dat je geen vakjargon mag gebruiken. Weet je moeder of opa wat een soundbite is? Ik niet? En je legt het ook niet uit. Jammer, want ‘practice what you preache’ is de beste reclame, wat mij betreft.

    • Dank je voor je reactie, Renate.
      Ik ken soundbites in een brede context en niet beperkt tot een vak. Dat mijn moeder of opa het woord niet kennen, is geen probleem. Ze zijn niet mijn doelgroep. Zou ik het te eenvoudig maken, dan sluit ik niet meer aan bij mijn doelgroep en zou ik tip 4 in de wind slaan.
      Warme groet,
      Eli

Plaats een reactie

checklistHoe goed is jouw communicatie?

Download gratis de checklist

checklistHoe goed is jouw communicatie?

Download gratis de checklist!